Понятието база, от латинската основа , има множество приложения. Терминът може да се използва с позоваване на подкрепа или основа на нещо. А част от информацията, от друга страна, е по-конкретна информация, свидетелство, тест или документация.
С тези дефиниции вече можем да детайлизираме обхвата на понятието база данни, което се използва много често в областта на изчислителната техника. Базата данни е известна като набор от информация, която се организира и структурира по специфичен начин, така че нейното съдържание може да се третира и анализира бързо и лесно.
Следователно базите данни представят данни, структурирани според различни параметри. Подреждайки информацията по определен начин, потребителят може лесно да намери това, което търси, за разлика от това, което би се случило, ако всички данни бяха смесени и без никакъв ред.
В компютърното поле съдържанието на база данни може да се направи справка с помощта на софтуер. Да предположим, че журналист има база данни, която представя информация за европейските футболисти. Ако искате да разберете кой е най-възрастният футболист на континента, можете да направите заявка чрез софтуера и базата данни автоматично ще сортира информацията според възрастта.
Ако базата данни не е цифрова, от друга страна, търсенето на информация може да бъде по-сложно. Когато библиотеката компилира информацията за своите книги в карти или хартиени карти, които са подредени от автор и първоначално писмо на заглавието, който иска да получи достъп до данни, ще трябва да прегледа няколко карти, преди да намери съответната.
Сред предимствата на дигиталните бази данни, освен споменатата вече скорост на заявки, можем да споменем и гъвкавостта за разширяването им и свързването на таблиците по най-различни начини. Например, ако във физическа база данни искаме да добавим поредица от полета (в допълнение към записването на име на клиента и „фамилия“, включително техния „домашен адрес“ и „имейл адрес“), тогава трябва да вземем всяко една от картите, напишете името на същата и накрая посочете данните за всяка от тях.
По отношение на връзката между различните таблици, това е моментът, в който силата на цифровите бази данни наистина става увлекателна. Ако трябва да направим база данни с ученици в училище, например, най-простата версия ще включва таблица с личната информация на всеки от тях, като техните имена и фамилия, дата на регистрация, адрес и контактна информация, Разбира се, за да се възползваме от възможностите, които ни предлага компютрите, бихме могли да го направим много по-сложен. Ако искахме да се уточни какво е година и разделение в момента всеки, както и данни на учителите, с които те се учат, това няма да бъде много подходящо да се включи това в регистрацията на всеки ученик, тъй като това ще бъде колосална работа, той трябва да се актуализира всяка година; тук отношенията между таблиците влизат в игра.
Ако добавим таблица, наречена «Групи», там ще можем да регистрираме само веднъж данните на учителите, които работят във всеки клас, във всяко отделение, и просто да свържем таблицата «Ученици» с нея, така че да е достатъчно да се посочи стойност (като например уникалния групов код) за достъп до всички детайли на вашия клас. Освен това конкретните данни на учителите трябва да бъдат в тяхната собствена таблица, от която просто бихме могли да вземем идентификационен номер, за да ги препратим в „Групи“.