В баланса е финансовото състояние на компанията в даден момент. За да се отрази това състояние, балансът показва активите (какво притежава организацията), пасивите (дълговете) и разликата между тях (нетната стойност).
Следователно балансът е вид фотография, която представя счетоводната ситуация на компанията към определена дата. Благодарение на този документ предприемачът има достъп до жизненоважна информация за бизнеса си, като например наличието на пари и състоянието на дълговете си.
Активите на компанията се състоят от парите, които има в пари и банки, вземания, суровини, машини, превозни средства, сгради и земя.
В случая на активи трябва да подчертаем, че те обикновено се класифицират в три ясно дефинирани типа:
Текущи активи. Сред тях са онези елементи, които са в състояние лесно да се преобразуват в пари. Следователно, в рамките на тази типология са парите, които са в банката и тези, които съществуват в самата компания, сметките, които остават вземане от клиенти, чековете, които трябва да бъдат събрани и какви са инвентаризираните активи (материали сурови, готови продукти, продукти в процес на разработване…).
Дълготрайни активи. Под това наименование те включват всички недвижими имоти и лична собственост, с които разполага въпросната компания и които са основни за осъществяване на нейната дейност. Така примери за активи от този тип са превозни средства, мебели, земя, сгради или машини, наред с други. Важно е да се знае, че тези активи подлежат на това, което се знае под името амортизация, тоест на износването, което търпят от употреба.
Други активи. Тази класификация включва активи, които не принадлежат към нито една от двете споменати по-горе категории. Примери за това са разходите, които се плащат предварително.
От друга страна пасивите се състоят от дългове, банкови задължения и дължими данъци, наред с други емисии.
В случая на задължения те могат да бъдат класифицирани и в три категории:
Дългосрочни пасиви. Те са тези, които компанията трябва да плати в период, по-дълъг от една година.
Текущи пасиви. Те са тези, които браншът трябва да изплати за по-малко от една година: обезщетения, овърдрафти, кредити…
Други пасиви. Те са тези, които не са включени в нито една от двете предишни класификации.
Трябва да се отбележи, че балансът е известен също като отчет за финансовото състояние. Документът обикновено има различни колони, които организират стойностите според това дали са активи или пасиви. Разликата между тях е нетната стойност, тоест разликата между това, което компанията има и това, което дължи.
Отвъд факта, че балансите са полезни за собствениците на фирми, подготовката им обикновено се извършва от счетоводни специалисти. Счетоводителите са отговорни да анализират номерата и да ги прехвърлят в баланса. След приключване на баланса той се представя на предприемача или на съответния мениджър, който ще вземе съответните решения за управлението на компанията.