А пробен баланс е финансов инструмент, който се използва за показване на списъка с общите дебити и кредити на сметките, заедно с баланса на всеки един от тях (независимо дали е длъжник или кредитор). По този начин можете да установите основно обобщение на финансовия отчет.
Трябва обаче да подчертаем, че в рамките на счетоводството и финансовото управление на всяка компания е необходимо да има още една серия от баланси в допълнение към гореспоменатата проверка. По-конкретно, вие също трябва да извършите подготовката на баланси, печалби и загуби или съкратеното.
От тези три нови баланса, първият цитиран е този, чиято ясна цел е да показва по всяко време икономическата ситуация, през която преминава въпросната компания. Второто, както показва името му, е това, което се знае с това дали има загуби или печалби. И накрая, съкратеният, който е балансът, който представя гореспоменатите печалби и загуби на едно МСП (Малка и средна компания).
Пробният баланс отразява счетоводството на фирма или организация в определен период. Следователно този баланс служи като основа за изготвяне на годишните отчети.
Пробният баланс може също да потвърди, че счетоводството на компанията е добре организирано. Салдото на сумите и остатъците може да е правилно и все пак да включва неточно счетоводство. Такъв би бил случаят например с някой, който е платил на един доставчик, но е написал това плащане на друг. Балансът би бил правилен от числата, но не на практика.
В допълнение към всичко по-горе, не можем да пренебрегнем факта, че всеки пробен баланс трябва да има ясна, сбита и лесно разбираема структура. По този начин се установява, че винаги трябва да има следните раздели за яснота: сметка, дължими суми, дължими суми, дължимо салдо и дължимо салдо.
По същия начин, след като всички тези елементи, които дават структура на въпросния баланс, са взети под внимание, той трябва да пристъпи към неговото разработване, което в основата си е съставено от два етапа: съставяне на всички суми за всяка сметка на поясненията, както на задължение, така и на задължение и тези на кредита и постигат съответния баланс и за двата споменати раздела.
Тоест, подготовката на пробен баланс започва с реализирането на сумите от поясненията за всяка сметка, както дебити, така и кредити. В следващата стъпка се получава салдото на всяка сметка (разликата между дебит и кредит). Накрая получените суми и салда се прехвърлят в баланса.
Като цяло пробният баланс е доброволен документ за работодателя, въпреки че се препоръчва, за да може той точно да знае финансовото състояние на компанията си, без да се налага да влачи грешки до изготвянето на годишните отчети.